数字化时代的行政管理师

2018年，美国行政专业年会(IAAP Summit)与欧洲管理助理协会(IMA Summit)不约而同的选择了《数字化时代》为主要议题，展开行政专业未来的一系列讨论与研究。

事实上，自从2001年美国行政专业协会宣布「秘书」（Secretary）这个职衔已经不符合时代要求，而倡议改为「行政管理师」(Administrative Professionals)以来，世界各国企业界均已纷纷把传统的「秘书」这个字眼，改成与行政有关的职衔，例如：行政助理(Administrative Assistant)或者行政经理(Administrative Manager).因此，如果在各大搜索网站点击「秘书」（Secretary）可以找到的信息，不如点击「行政管理」（Administration）资料来的多。欧洲管理助理协会甚至定义了一个新字在字典里面：Admins.,意思就是行政管理师。这并非意味着「秘书」（Secretary）已经彻底消失，只是意味着办公室的「秘书」工作不再局限于单纯的书写相关工作，而是逐渐与科技化办公室的行政管理工作相互关连。

世界文秘工作在过去近40年间，历经三次革命性的华丽大转身。第一次是在办公室自动化（OA）开始的。大约在1975年美国率先提出办公室自动化的概念；在1978年以后，日本的办公室启动了以电脑来替代人工处理办公室一些事务性工作，自此全世界逐渐走向无纸办公室，文秘工作也由原来的纸面作业，逐渐成为电子化作业。第二次是在互联网的运行开始。互联网（Internet）起始于1969年的美国军方，是一个相互交流、相互参与的平台，1991年以后被学术界以外的企业大量使用，自此全世界逐渐走向信息高速公路时代，文秘工作也由原来的人际沟通时代，逐渐成为信息沟通时代。第三次是在云计算技术（Cloud Computing）开始的。2006年美国提出云计算之后，自此全世界的网络储存快速进入云处理阶段，文秘工作也由原来的定点定时服务，逐渐成为及时垮界的全方位服务。第四次是在大数据（Big Data）时代。根据2012年的一项研究, 网络巨擘思科(Cisco)估计, 到了2016年, 全世界的数据流量将达1.3ZB.大数据时代改变了职场的工具与思维，也开启了文秘工作的智能时代，机器人与秘书将共治办公室管理工作。

在数字化时代的当下，我们需要着眼于哪些核心问题，才能与时俱进呢？国际知名学者Michael Beilfuss在德国行政管理大会的主题应该给我们一些端倪—The Digital Age: The Future of the Executive Assistant – Technology, leadership, YOU.也就是说在数字化时代，执行助理的未来就在三个支撑点上。第一是科技运用。第二是领导力。第三是自我管理。

引用另一位举世闻名的行政管理学专家，也是《执行秘书杂志》（Executive Secretary Magazine）主编Lucy Brazier的话说，一个行政管理师的主要作用就是要能提高企业后勤管理的竞争力，呈现自我的附加价值，成为管理团队的支援部队，还可以成为他人的教练和导师。而加强关键学习的方向，应该在于：

1. 战略性知识 Strategic knowledge

2. 领导力 Leadership

3. 科技和管理 Technology and Management

4. 财会能力 Finance and Accounting

5. 语言能力 Language Ability

纵使中国的企业与西方的管理制度略有差异，但是在数字化时代的后勤行政管理作业，无论秘书或是行政管理师都应当大力提升自己的工作效能。秘书应当侧重自己的执行力，努力学习以下的课程：

1. 有效沟通（领导、客户和同事）

2. 形象管理（形体、仪态与外貌）

3. 餐饮接待管理应用（点菜、品酒、座位安排和接待）

4. 自我管理（健康、情绪和情感）

行政管理师则应该侧重提高自己的行政竞争力，其中包括

1. 行政领导力

2. AI/云端运用（智能与科技新知）

3. 效率与效能

4. 办公室整合（外包管理）

摆正心态，让工作更具积极性、视野更具前瞻性，就是当选行政管理者在变动时代下的开拓性任务。感谢德国莱茵委托UP安排的PersCert《行政管理师》国际认证课程，可以具体而微的把这个职务当下所需的各种基本配备都一览无遗，帮助广大的秘书与行政后勤人员有机会在未来的工作中更上一层楼。

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