数字化时代的行政管理师

2018-08-21

数字化时代的行政管理师

2018年,美国行政专业年会(IAAP Summit)与欧洲管理助理协会(IMA Summit)不约而同的选择了《数字化时代》为主要议题,展开行政专业未来的一系列讨论与研究。


Nipic_2531170_20110425132619775394.jpg 事实上,自从2001年美国行政专业协会宣布「秘书」(Secretary)这个职衔已经不符合时代要求,而倡议改为「行政管理师」(Administrative Professionals)以来,世界各国企业界均已纷纷把传统的「秘书」这个字眼,改成与行政有关的职衔,例如:行政助理(Administrative Assistant)或者行政经理(Administrative Manager).因此,如果在各大搜索网站点击「秘书」(Secretary)可以找到的信息,不如点击「行政管理」(Administration)资料来的多。欧洲管理助理协会甚至定义了一个新字在字典里面:Admins.,意思就是行政管理师。这并非意味着「秘书」(Secretary)已经彻底消失,只是意味着办公室的「秘书」工作不再局限于单纯的书写相关工作,而是逐渐与科技化办公室的行政管理工作相互关连。


世界文秘工作在过去近40年间,历经三次革命性的华丽大转身。第一次是在办公室自动化(OA)开始的。大约在1975年美国率先提出办公室自动化的概念;在1978年以后,日本的办公室启动了以电脑来替代人工处理办公室一些事务性工作,自此全世界逐渐走向无纸办公室,文秘工作也由原来的纸面作业,逐渐成为电子化作业。第二次是在互联网的运行开始。互联网(Internet)起始于1969年的美国军方,是一个相互交流、相互参与的平台,1991年以后被学术界以外的企业大量使用,自此全世界逐渐走向信息高速公路时代,文秘工作也由原来的人际沟通时代,逐渐成为信息沟通时代。第三次是在云计算技术(Cloud Computing)开始的。2006年美国提出云计算之后,自此全世界的网络储存快速进入云处理阶段,文秘工作也由原来的定点定时服务,逐渐成为及时垮界的全方位服务。第四次是在大数据(Big Data)时代。根据2012年的一项研究, 网络巨擘思科(Cisco)估计, 到了2016年, 全世界的数据流量将达1.3ZB.大数据时代改变了职场的工具与思维,也开启了文秘工作的智能时代,机器人与秘书将共治办公室管理工作。


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在数字化时代的当下,我们需要着眼于哪些核心问题,才能与时俱进呢?国际知名学者Michael Beilfuss在德国行政管理大会的主题应该给我们一些端倪—The Digital Age: The Future of the Executive Assistant – Technology, leadership, YOU.也就是说在数字化时代,执行助理的未来就在三个支撑点上。第一是科技运用。第二是领导力。第三是自我管理


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引用另一位举世闻名的行政管理学专家,也是《执行秘书杂志》(Executive Secretary Magazine)主编Lucy Brazier的话说,一个行政管理师的主要作用就是要能提高企业后勤管理的竞争力,呈现自我的附加价值,成为管理团队的支援部队,还可以成为他人的教练和导师。而加强关键学习的方向,应该在于:

1. 战略性知识 Strategic knowledge

2. 领导力 Leadership

3. 科技和管理 Technology and Management

4. 财会能力 Finance and Accounting

5. 语言能力 Language Ability



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纵使中国的企业与西方的管理制度略有差异,但是在数字化时代的后勤行政管理作业,无论秘书或是行政管理师都应当大力提升自己的工作效能。秘书应当侧重自己的执行力,努力学习以下的课程:

1. 有效沟通(领导、客户和同事)

2. 形象管理(形体、仪态与外貌)

3. 餐饮接待管理应用(点菜、品酒、座位安排和接待)

4. 自我管理(健康、情绪和情感)



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行政管理师则应该侧重提高自己的行政竞争力,其中包括

1. 行政领导力

2. AI/云端运用(智能与科技新知)

3. 效率与效能

4. 办公室整合(外包管理)


摆正心态,让工作更具积极性、视野更具前瞻性,就是当选行政管理者在变动时代下的开拓性任务。感谢德国莱茵委托UP安排的PersCert《行政管理师》国际认证课程,可以具体而微的把这个职务当下所需的各种基本配备都一览无遗,帮助广大的秘书与行政后勤人员有机会在未来的工作中更上一层楼。



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